Berichtszeitraum: 1945-65

Dem Beschaffungsamt obliegt die Beschaffung, Lagerhaltung und Ausgabe des gesamten Sachbedarfs mit Ausnahme elektrotechnischer Artikel, Baumaterialien und Kraftfahrzeugen. Zu diesem Zweck werden einzelne Läger unterhalten, aus denen grundsätzlich alle im Warenverzeichnis aufgeführten Gegenstände von den Bedarfsstellen gegen Verlangschein bezogen werden können. Ferner werden in der Druckerei und Buchbinderei vorwiegend Arbeiten verrichtet, die sich ihrem Charakter nach nicht zur Vergabe an private Betriebe eignen. Außerdem besteht eine Werkstätte zur Instandhaltung von Büromaschinen. In diesen Werkstätten sind jedoch keineswegs Regiebetriebe zu erblicken. Hauptsächlich werden Drucksachen, aber auch Buchbinderarbeiten und Maschinenreparaturen nach den Bestimmungen der VOL und den hierzu erlassenen Vorschriften im Ausschreibungsverfahren an geeignete private Unternehmen vergeben.

Bei allen Beschaffungsvorhaben hat sich in organisatorischer, wirtschaftlicher und finanzieller Hinsicht der Vorteil eines straffen zentralen Einkaufes ganz eindeutig abgezeichnet. Hierdurch wurde folgendes erreicht:

Hohe Mengenrabatte und Kassenskonti, möglichst bei sämtlichen Einkäufen. Durch die Koordinierung des Bedarfs von Institutionen gleicher Art erhebliche zusätzliche Umsatzboni. Beanspruchung der vorteilhaftesten Bezugsquellen (soweit als möglich Ausschaltung des Zwischenhandels). Ausnutzung der Konjunktur durch Hereinnahme günstiger Gelegenheitsposten. Zurückführung nicht verantwortbarer Anforderungen auf ein der Finanzierung aus öffentlichen Mitteln entsprechendes Niveau. Gleichmäßigkeit der verschiedenen Einrichtungsgegenstände und Verbrauchsgüter hinsichtlich Art, Qualität und Aufwand. Saubere Durchführung der Vergabe von Lieferungen und Leistungen.

Im Berichtszeitraum wurden noch weitere Aufgaben wahrgenommen. Es ist hier vor allem an die Marktbeobachtung und an die Markterforschung, die fachkundige Beratung aller Bedarfsstellen und nicht zuletzt an die ständige Weiterentwicklung und Verbesserung von für die Verwaltung besonders wichtigen Gegenständen und Waren gedacht.

Nach der Vernichtung fast aller Betriebe und Unternehmen wurde im Jahre 1945 in mühseliger Kleinarbeit das Beschaffungswesen wieder neu aufgebaut und eingeführt. Das Beschaffungsamt wurde in noch zum großen Teil vom Kriege zerstörten Behelfsräumen untergebracht. Die Verbindungen zu Handel, Handwerk und Industrie mußten erst wieder geknüpft und neue günstige Einkaufsquellen zur Deckung des vielfältigen Bedarfs erschlossen werden. Nach dem Wiedereintritt geordneter Verhältnisse und dem Einzug des Amtes in geeignete Räume des Rathauses und der wieder erstandenen Liegenschaft Mühlbruchstraße sind in den folgenden Jahren im Zuge des Wiederaufbaues unserer Stadt große Anforderungen an das Amt gestellt worden.

So ist das Beschaffungsamt neben der laufenden Versorgung aller Ämter, Betriebe, Schulen, Gesellschaften, Krankenanstalten u.a. Institutionen mit den zu ihrem Fortbestand und der Erfüllung ihrer Aufgaben notwendigen Waren, Gütern und Gegenständen in den vergangenen 20 Jahren mit der Erstausstattung einer stattlichen Reihe von Neubauten befaßt worden. Es handelt sich hierbei vor allem um Möbeleinrichtungen, Fenster- und Bühnendekorationen, textile Bodenbeläge, Wäsche sowie Küchen- und Werkraumeinrichtungen.

In der Berichtszeit wurden folgende größere Neubauten ausgestattet: Stadt- und Universitätsbibliothek, Volksbüchereien, Nord-West-Krankenhaus, Krankenhauserweiterungsbauten, Mütterschutzheime, 5 Sozialstationen mit Kindergärten und Kinderkrippen, Kraftfahrzeugzulassungsstelle, 6 Bürgergemeinschaftshäuser, 8 Personalwohnhäuser mit insgesamt 726 Zimmern, 40 Volksschulen, 8 Mittelschulen, 12 Gymnasien, 10 Berufsschulen, 3 Sonderschulen, 108 Schulpavillons mit 216 Einzelklassen, 41 Kindertagesstätten.

Konzept "Kita"

Auf dem textilen Sektor sind hauptsächlich bei der Beschaffung von Krankenhauswäsche und -matratzen sowie Uniformtuchen und Kunststoff-Fasergeweben Weiterentwicklungen und Koordinierungen erfolgt. Bemerkenswert ist die Schaffung einer einheitlichen Bekleidung für alle städtischen Uniformträger.

Im Jahre 1959 ist die Abteilung Büromaschinen mit Werkstatt vom Amt für technische Anlagen losgelöst und dem Beschaffungsamt angegliedert worden. In der Folgezeit wurde der Einkauf aller Büromaschinen sowie deren Wartung und Instandsetzung grundlegend reorganisiert. Heute sind rund 8500 Büromaschinen zu verwalten und instandzuhalten. Es handelt sich um mechanische und elektrische Schreibmaschinen, Additions-, Rechen- und Buchungsmaschinen sowie Automaten und Spezialgeräte.

Der Erwähnung bedarf auch die Brennstoffversorgung aller Ämter, Krankenhäuser, Schulen, Betriebe, Gesellschaften usw. in dem strengen und lang anhaltenden Winter 1962/63.

Es ging erstrangig um die Herbeischaffung der benötigten großen Mengen Heizöl und Koks. Der Notstand war hauptsächlich in der Lösung des Transportproblems, d.h. der Heranführung des wertvollen Öles von den Raffinerien zu den leeren Tanklagern der Ölfirmen und nicht zuletzt an die Bedarfsstellen zu suchen. Diese Schwierigkeiten sind rechtzeitig erkannt und mit Umsicht und Tatkraft ausgeräumt worden, so daß die Versorgung der Stadt sichergestellt werden konnte. Infolge starker Arbeitsvermehrung und dem Hinzukommen neuer Aufgaben, begünstigt durch eine lang anhaltende Hochkonjunktur, sind die jährlichen Umsätze sichtlich gestiegen. Der Umsatz betrug 1948 = 2,8 Mill. DM, 1955 bereits 12 Mill. DM und schließlich 1964 über 24 Mill. DM.

Durch Vereinheitlichungen auf allen Warengebieten, Arbeitseinsparungen, Abschlüsse von Rahmenverträgen, Einführung einer permanenten Inventur und Neuorganisation des Verrechnungswesens war es möglich, diesem vermehrten Arbeitsaufwand trotz einer dauernden Personalnot wirksam zu begegnen.

Berichtszeitraum: 1965-68

Beim Beschaffungsamt sind seit Beginn des Jahres 1965 wiederum Schwierigkeiten auf dem personellen Sektor entstanden. Teils durch Pensionierung, teils durch Kündigung sind einige Fachkräfte ausgeschieden. Infolge des Lohn- bzw. Gehaltsangebotes seitens der Stadt sind insbesondere 4 Planstellen in der Druckerei und Buchbinderei (= 30% des Stellensolls) seit Jahren unbesetzt. Dadurch mußten sehr viele Druckaufträge an private Unternehmen vergeben werden, die oftmals bis zu 50% über dem Preisniveau der Hausdruckerei lagen. Außerdem führten die Stillegung bzw. unwirtschaftliche Ausnutzung des vorhandenen modernen Maschinenparkes zu ungünstigen Betriebsergebnissen. Um der Unwirtschaftlichkeit zu begegnen, wurde im Sommer 1965 das sogenannte Foto-Direkt-Verfahren eingeführt. Damit wurde der Druckerei die Möglichkeit eröffnet, mit verhältnismäßig geringem Aufwand sehr schnell auf fotografischem Wege zu einer Druckplatte - allerdings aus Papier - zu gelangen (alter Preis = 60,- DM - neuer Preis = 6,- DM). Diese Anlage hat sich voll bewährt. Viele Aufträge konnten im eigenen Hause mit Kostenersparnissen bis zu 75% des seitherigen Vergabewertes hergestellt werden. In der Büromaschinen-Werkstatt konnte die Personallage durch Einstellung von 2 Fachkräften verbessert werden. Dadurch war das Beschaffungsamt in der Lage, Wartungsverträge mit privaten Firmen zu kündigen und so der Stadt größere Ausgaben (ca. 50000,- DM jährlich) zu ersparen. Außerdem wurde der Reparaturdienst in verstärktem Umfange von städtischen Dienstkräften übernommen.

Mit Ablauf des Monats Juni 1968 ist der seitherige Leiter des Amtes, Herr Obermagistratsrat Freyer, in den Ruhestand getreten. Zum Berichtszeitpunkt war ein Nachfolger noch nicht bestimmt.

Die im Jahre 1967 begonnene Zentralisierung des Rechnungswesens innerhalb des Amtes hat sich bisher bewährt. Die Hollerith-Lagerbuchhaltung wurde im Zusammenhang mit der Einführung der Mehrwertsteuer verschiedenen Änderungen unterworfen.

Ab 1.1.1968 ist die seither beim Personalamt geführte Adrema, die mit mehr als 50% für andere Dienststellen tätig wird, dem Beschaffungsamt angegliedert worden. Ab Rechnungsjahr 1969 sollen die Arbeiten dieser Abteilung den auftraggebenden Ämtern in Rechnung gestellt werden, um ähnlich wie bei Druckerei und Büromaschinen-Werkstatt die Kostendeckung zu erreichen. Dies bereitet mit Rücksicht auf die vorhandene Hollerith-Lagerbuchhaltung keine Schwierigkeiten.

Außerdem wird das Amt zur Zeit durch die Organisationsabteilung des Hauptamtes einer eingehenden Überprüfung unterzogen, um gewisse Rationalisierungsmöglichkeiten im Zusammenwirken mit den städtischen Dienststellen zu ermöglichen. Hierbei ist insbesondere an eine Straffung des gesamten Ein- und Verkaufes der Verwaltung gedacht.

Im Rahmen seiner Einkaufstätigkeit hat das Beschaffungsamt mit langfristigen Abrufaufträgen bzw. Rahmenverträgen und einer angemessenen Lagerhaltung den Bedarf der städtischen Dienststellen gedeckt. Hierbei hat sich der Trend zum Festpreis bis zur Abwicklung der Einzelaufträge als besonders günstig erwiesen. In der Berichtszeit wurden folgende größere Neubauten ausgestattet:

15 Schulen, Kindertagesstätten, Krankenhaus Höchst, Personalwohnhaus Nerven- und Uniklinik, verschiedene Polizeidienststellen, verschiedene Heime der Sozialverwaltung. Die Umstellung der Polizeiuniform von Blau auf Grün im Jahre 1967 brachte der Textilabteilung eine starke Arbeitsbelastung. Gegen Ende des Jahres 1966 hat sich deutlich ein Rückgang der industriellen Produktion und eine Verminderung der Umsätze bei Handwerk und Handel abgezeichnet.

Die Umsätze betrugen:

• 1965 = 24,24 Mio DM
• 1966 = 23,26 Mio DM
• 1967 = 23,25 Mio DM

Im Rahmen der allgemeinen Sparmaßnahmen wurde ferner angeordnet, daß das Beschaffungsamt gebrauchtes und nicht mehr benötigtes Mobiliar bei den Ämtern erfaßt und eventuellen Neubedarf damit deckt. In engster Zusammenarbeit mit dem Hauptamt konnten seit Beginn der Aktion im Sommer 1967 in 45 Fällen Neuanschaffungen vermieden werden. Im einzelnen handelte es sich u. a. um 35 Schreibtische, 24 Bürotische, 17 Schränke und 62 Stühle. Nach vorsichtiger Schätzung hätten hierfür etwa 18000,- DM aufgewendet werden müssen. Die im Frühsommer 1967 im Nahen Osten ausgebrochenen Feindseligkeiten müssen erwähnt werden, da sie direkte Belieferungsschwierigkeiten auf dem Heizölsektor mit sich brachten. Durch die Unpassierbarkeit des Suezkanals und die von den arabischen Staaten verhängte Liefersperre war die Lieferung von Erdöl für etliche Monate erschwert. Eine Preissteigerung von ca. 20% war nicht zu vermeiden. Im Jahre 1968 ist nach den seitherigen Beobachtungen wieder mit einer Umsatzsteigerung zu rechnen.

Berichtszeitraum: 1969-72

Der Bericht des Hauptamtes für eine Organisationsuntersuchung beim Beschaffungsamt vom März 1970 hatte eine Neuorganisation und Straffung des Beschaffungswesens zur Folge. Die darin festgelegten organisatorischen Veränderungen konnten zwischenzeitlich realisiert werden und brachten insbesondere folgende Auswirkungen:

• 1. Reduzierung der Einkaufsabteilungen von 6 auf 3 Abteilungen
• 2. Zusammenfassung der technischen Dienste in einer Betriebsabteilung
• 3. Bildung einer Verwaltungsabteilung, der auch der gesamte Verkauf obliegt
• 4. Zusammenlegung der Läger und des Auslieferungsdienstes im Lager Mühlbruchstraße.

Zwar konnten in diesem Zusammenhang 8 Planstellen gestrichen werden, es zeigt sich aber immer wieder, daß infolge des geringen Lohnangebotes ausscheidende Fachkräfte sehr schwer zu ersetzen sind. Könnten in den eigenen Werkstätten z.B. mehr Druckaufträge oder Maschinenreparaturen ausgeführt werden, wäre damit ein weitaus größerer wirtschaftlicher Nutzen zu erzielen als durch die Einsparung von Personenkosten allein. Eine intensive Beobachtung des Dienstleistungsmarktes beweist das. Im Rahmen der Einkaufstätigkeit und der Marktbeobachtung müssen auch die im Berichtszeitraum zum Teil erheblichen Preiserhöhungen bei allen Branchen erwähnt werden. Lediglich durch die Ausschreibung von großen Mengen an Verbrauchsgütern, den Abschluß von langfristigen Abrufaufträgen und Rahmenverträgen mit Druckereien und Büromaschinenwerkstätten konnten trotz hohem Preisniveau größere Preisvorteile erzielt werden. In diesem Zusammenhang muß erneut auf die Wichtigkeit der zentralen Bedarfsermittlung und Bedarfsdeckung und die damit zu erreichenden Einkaufsvorteile verwiesen werden. Diesem Umstand sollen neue Richtlinien für das Beschaffungswesen Rechnung tragen, die z.Zt. erarbeitet werden. Durch die Neuregelung des Direkteinkaufs erhielten die städtischen Dienststellen die Möglichkeit, bei von uns vertraglich verpflichteten und namhaft gemachten Firmen direkt zu vom Beschaffungsamt ausgehandelten Preisen einzukaufen. Das bringt eine Verminderung des Verwaltungs- und Lageraufwandes mit sich, ohne daß Preisvorteile verloren gehen. Nennenswerte Engpässe bei der Versorgung mit Vermögensgegenständen und Verbrauchsmaterialien waren nicht zu verzeichnen mit Ausnahme des Brennstoffsektors, wo es vorübergehend zu einer Verknappung von Koks gekommen war. Die Raumsituation des Amtes konnte zufriedenstellend gelöst werden; lediglich die Unterbringung des Lagers müßte noch durch einige bauliche Veränderungen verbessert werden, um optimale Lagermöglichkeiten und Versorgung unserer rund 550 Abnehmerstellen zu erreichen.